ビジネススキル

今日から実践できる社内プレゼン資料のコツ(構造編)

どうも!えにです!

筆者は東証一部上場企業でPM本部(プロジェクトマネジメント)のマネージャーをしています。

プレゼンテーションスキルは必須スキルです!

どんなに良い提案でも、決済者や経営陣の合意を得ることができなければ第一歩を踏み出せません

筆者が5年間で起案してきた案件の採択率は86.1%です!

何が成否を決めるかというと、

プレゼン資料の構成と論理性です!

型を知っているかどうかで、採択率は雲泥の差です。

今回はそのなかで、普遍的に使えるテクニックを紹介していきたいと思います!

えに

どうも、えにです!

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鉄則はシンプルであること

社内プレゼン資料において、よくある失敗は「とにかく長い」

あれもこれも詰め込んでしまうことです。

社内プレゼンの目的は、提案について「合意を得る」ことです。

(社内プレゼンの機能)

そのためには「内容を伝える」、「理解を助ける」、「安心感を与える」の3つです。

この中で最も重要なのが「内容を伝える」です。

決済者は暇ではありません。時間がないのです。

5分で提案を話し終えるようにシンプルにしましょう。

疑問点や懸念点があれば決済者から質問してきます

補足資料として予め用意しておきましょう。

えに

求められていないのに余計な説明を行うのは、ただの自己満足です。

文章であれば論破されないように漏れなく書くのは正解ですが、プレゼンはプレゼンです!

たまに背景だけで3スライド使う人もいらっしゃいますが、それだけで悪印象です。

5分で纏めるのは難しいことではありません。

社内プレゼンのロジックは1パターンだからです。

えに

5分で収まらない場合は、要点がまとめきれていない可能性があります。

メッセージが伝わる内容か、再考しましょう!

  1. いま、これが問題です!
  2. 原因はこれだからです!
  3. そのために、こんなことを提案します!!
  4. 結果、効果はこのぐらい見込みます!

社内プレゼンでは基本的にこれだけで十分です!

本編スライドは5−9枚に纏める

目次とブリッジスライド(中題)、添付資料を抜いた本編スライドは5−9枚に抑えましょう!

ブリッジスライド(中題)というのはこんなやつです!

(ブリッヂスライド)

5枚〰9枚という数字は適当に言っている訳ではありません。

皆さんマジックナンバーという言葉をご存知ですか?

マジックナンバー7±2(ミラーの法則)

・人が短期的に記憶できる上限数は7±2

・アメリカの心理学者 ジョージ・ミラーが提唱した。

・色んな所にこの特性を生かした工夫がなされている
 (例)電話番号を3つに区切る
●●●●●●●●●●●   …覚えにくい 
●●●ー●●●●ー●●●● …3つの塊と認識、覚えやすくなる 

7±2枚以内におさえることで、最初の内容が最後まで記憶に残っている可能性が高いです!

逆に9枚を超えてくるようだと、

  • スライド同士の繋がりを考え始める
  • 前の情報が思い出せなくなり内容が入ってこない

この様な状態に陥り、要点が伝わる難易度がグッとあがります

プレゼンは1テーマに絞る

当たり前のことですが、複数の提案を1つのプレゼンで行おうとすれば情報量が増えます。

これでは、とてもじゃないですが、本編スライド5枚〰9枚では収まりません。

一度にいくつもの案件を通そうとせずに、1つずつ着実に決済を積み上げましょう。

結論と根拠はセットで示す

もう一つ工夫を加えると、説得力が劇的にあがります。

それは「結論と根拠を1セットで示す」ということです!

えに

左の例ではカニバリしてそうだなーとはわかりますが、

カニバリしてるから前年比が悪いとは言えません。

えに

右の例では競合店舗が去年2店舗だったのに対し、

今年は5店舗ある。

だから、カニバリしたんだ!!と言えます

この結論と根拠を結びつけるのが苦手な人は、ロジカルシンキングの本でトレーニングしましょう!

記事の最後に参考書を添付しておきます!!

ストーリーを作る時に必要な3大ポイント

資料のストーリーを作る時に必ず意識しておくべきことが3つあります。

意識しておくべき3ポイント
  1. 利益を生み出すかどうか
  2. 実現可能性
  3. 理念にあっているか

利益を生み出すかどうか

公務員であったら話は別かもしれませんが、企業活動はあくまで「利益を生む」のが目的です!

「損するけどいいよ!やっちゃえよ!」なんていう経営者はいません。

なので、どんな提案であっても、「人件費が減る」だとか「売上が増える」、「原価率が下がる」といった何かしらの財務指標が改善される提案でなければ通りません。

ポイント「企業は営利団体」

実現可能性

えに

【Eni’Sカフェ】は人手不足・・・

そうだ、料理は全部調理ロボットに作らせよう!!!

極端な例ですが、こんな提案をしたとしましょう。

コストが見合っていたとしても経営者は

  • レイアウト的に入るのか
  • パートのおばちゃんでも扱えるのか
  • 準備や片づけに大量の時間が掛かるのではないか

実際にオペレーションに載るのか、そんなことを考えます。

理論的には生産的が上がったとしても、現場の人が扱えなければ絵に描いた餅です。

本当に効果が出るのか不安になります。

添付資料に

  • 実際の図面
  • 現場へのヒアリング
  • 準備片付け時間の実測データ

などが用意できていると経営者は安心できます。

理念にあっているか

えに

突然ですがみなさん、ユニクロを運営するファストリテイリングのミッションステイトメントはしっていますか?

こちらです!!

(引用)ファストリテイリングホームページ

そんなファストリテイリングでこんな提案したらどうでしょうか?

えに

質の悪い素材を混ぜればコストが抑えられます!

うちのブランド力があれば売れるはずなので利益でます!!

こんな提案通るわけありません。

一般社員はあまり意識することはあまりないかもしれませんが、

経営者は経営理念にあっているかを気にします。

おすすめの書籍

さらに深く学びたい方【おすすめ】

社内プレゼンの資料作成術:前田 鎌利(ダイヤモンド社)

えに

筆者が大きく影響受けた本です。

自社向けにアレンジを加えつつ、いまの実績を得ました!

プレゼンのデザイン

伝わるデザイン【↓リンク】

https://tsutawarudesign.com/yomiyasuku1.html

フォントの使い方が見た目に与える印象などを実例を元に紹介している老舗のホームページです。

本でさがしている方にはこちらがおすすめです。

伝わるデザインの基本:高橋佑磨 (技術評論社)

ロジカルシンキング

入門書としてはこちらがおすすめです。

マンガでわかる! マッキンゼー式ロジカルシンキング:赤羽雄二(宝島社)

えに

ロジカルシンキングの本は挫折する人が多いのですが、漫画と解説が交互にあるので読み進めやすいです!そういった意味で万人におすすめ!!

ある程度なんでも独学でいけちゃうよーって人はこちらをおすすめします。

名著だけど難易度高い本です。そして値段も高い。

考える技術・書く技術―問題解決力を伸ばすピラミッド原則:バーバラ・ミント(ダイヤモンド社)

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